Kebijakan Dan Perancangan Sistem

A. Maksud dari Kebijakan Sistem

Kebijakan sistem merujuk pada seperangkat peraturan, pedoman, dan prosedur yang dirancang untuk mengatur dan mengelola penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi. Dalam konteks ini, sistem informasi mencakup perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan sumber daya teknologi lainnya yang digunakan untuk mendukung operasional organisasi. Definisi kebijakan sistem ini tidak hanya mencakup aspek teknis, tetapi juga mencakup aspek keamanan, akses data, dan standar operasional yang harus diikuti oleh pengguna sistem. Kebijakan sistem bertujuan untuk menciptakan kerangka kerja yang jelas dan konsisten agar pengguna sistem dapat beroperasi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Lebih lanjut, kebijakan sistem juga mencakup prinsip-prinsip yang mengatur hak dan tanggung jawab pengguna sistem terkait dengan pengelolaan dan penggunaan sumber daya teknologi informasi. Dengan demikian, kebijakan sistem tidak hanya berfokus pada teknisitas operasional, tetapi juga pada aspek-aspek manusia yang terlibat dalam ekosistem sistem informasi organisasi. Kebijakan ini memberikan pedoman tentang bagaimana informasi harus dikelola, diakses, dan dipertahankan untuk mencapai tujuan organisasi sambil memastikan keamanan dan konsistensi operasional.

Dalam esensinya, kebijakan sistem adalah fondasi penting dalam pengelolaan sistem informasi, memberikan arahan yang jelas kepada seluruh entitas di dalam organisasi mengenai praktik-praktik yang diharapkan dan norma-norma yang harus diikuti dalam penggunaan dan pengelolaan teknologi informasi.

B. Tahapan di dalam Perencanaan Sistem

1. Identifikasi Kebutuhan Sistem

   Tahap pertama dalam perencanaan sistem adalah mengidentifikasi kebutuhan sistem secara menyeluruh. Ini melibatkan pengumpulan informasi dari stakeholder, termasuk pengguna akhir dan pihak terkait lainnya, untuk memahami tantangan dan peluang yang dihadapi oleh organisasi. Identifikasi kebutuhan sistem membantu merumuskan tujuan yang jelas untuk pengembangan sistem yang akan diimplementasikan.

2. Analisis Sistem yang Ada

   Setelah kebutuhan sistem diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menganalisis sistem yang sudah ada (jika ada). Analisis sistem yang ada membantu dalam mengevaluasi efektivitas dan efisiensi sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi kelemahan, dan menentukan apakah sistem yang sudah ada masih memenuhi kebutuhan organisasi atau memerlukan perubahan.

3. Perancangan Sistem

Perancangan sistem melibatkan pembuatan rancangan terinci untuk sistem yang akan dikembangkan. Ini mencakup pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak, perancangan basis data, struktur jaringan, dan antarmuka pengguna. Tujuan dari tahap ini adalah membuat rencana terinci yang akan menjadi dasar implementasi sistem yang efisien dan efektif.

4. Implementasi Sistem

mplementasi sistem melibatkan penerapan rancangan sistem ke lingkungan produksi. Proses ini dapat melibatkan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak, migrasi data, serta pelatihan pengguna. Implementasi juga mencakup pengujian sistem untuk memastikan bahwa semua komponen berfungsi dengan benar dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

5. Evaluasi Sistem

   Setelah implementasi, tahap evaluasi sistem diperlukan untuk menilai sejauh mana sistem memenuhi tujuan dan kebutuhan organisasi. Evaluasi melibatkan pengumpulan umpan balik dari pengguna, pengujian kinerja, dan analisis hasil implementasi. Hasil evaluasi dapat digunakan untuk mengidentifikasi area perbaikan atau penyesuaian yang diperlukan.

6. Pemeliharaan dan Pengembangan Sistem

   Tahap terakhir melibatkan pemeliharaan dan pengembangan sistem untuk memastikan kelangsungan operasional dan kemampuan adaptasi terhadap perubahan kebutuhan organisasi. Pemeliharaan mencakup perbaikan bug, peningkatan kinerja, dan dukungan teknis, sementara pengembangan melibatkan penambahan fitur atau perubahan besar lainnya sesuai dengan perkembangan organisasi.

C. Proyek-Proyek Sistem di dalam suatu Organisasi

a. Jenis-Jenis Proyek Sistem

Proyek-proyek sistem di dalam suatu organisasi dapat dibedakan berdasarkan tujuan dan ruang lingkupnya. Beberapa jenis proyek sistem melibatkan pengembangan sistem baru, peningkatan sistem yang sudah ada, atau integrasi sistem yang berbeda. Jenis-jenis proyek sistem melibatkan implementasi teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan layanan, atau mendukung tujuan strategis organisasi. Contoh jenis proyek sistem meliputi pengimplementasian sistem manajemen basis data, peningkatan infrastruktur jaringan, atau pengembangan aplikasi khusus.

b. Manajemen Proyek Sistem

Manajemen proyek sistem melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan seluruh aspek proyek sistem. Ini mencakup penjadwalan tugas, alokasi sumber daya, manajemen risiko, dan komunikasi yang efektif dengan semua pemangku kepentingan. Manajemen proyek sistem bertujuan untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran, waktu, dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Penerapan metodologi manajemen proyek, seperti metode Waterfall atau Agile, dapat membantu memastikan kelancaran jalannya proyek sistem. 

c. Peran dan Tanggung Jawab Tim Proyek

1. Manajer Proyek :

Bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan proyek secara keseluruhan. Memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Analisis Sistem:

Bertugas mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan merancang solusi sistem yang sesuai. Melakukan analisis kebutuhan, membuat dokumentasi, dan berkomunikasi dengan stakeholder.

3. Programmer/Developer:

Bertanggung jawab atas implementasi teknis proyek. Menerjemahkan desain sistem ke dalam kode, menguji fungsionalitas, dan memastikan bahwa solusi teknis memenuhi standar kualitas.

4. Spesialis Basis Data:

Jika proyek melibatkan basis data, spesialis ini bertanggung jawab atas desain, implementasi, dan pemeliharaan basis data.

5. Pengujian/QA:

Melakukan pengujian perangkat lunak untuk memastikan bahwa sistem berfungsi dengan benar dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.

6. Administrator Sistem:

Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan sistem setelah diimplementasikan. Ini melibatkan pemantauan kinerja, penanganan masalah, dan pembaruan perangkat lunak.

D. Studi Kelayakan di dalam suatu Proyek Sistem

a.Pengertian Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu proses evaluasi yang dilakukan untuk menilai apakah suatu proyek sistem dapat dilaksanakan dengan efektif dan layak dari berbagai aspek, seperti teknis, ekonomi, operasional, hukum, dan jadwal. Studi kelayakan memberikan dasar bagi organisasi untuk mengambil keputusan apakah proyek tersebut seharusnya dilanjutkan atau tidak.

b. Jenis-Jenis Studi Kelayaan

1. Kelayakan Teknis:

Mengukur apakah teknologi yang diperlukan untuk proyek tersebut tersedia atau dapat dikembangkan. Ini mencakup evaluasi kecanggihan teknologi, keahlian teknis yang diperlukan, dan ketersediaan sumber daya teknologi.

2. Kelayakan Ekonomi :

 Menganalisis apakah proyek dapat memberikan keuntungan ekonomi atau nilai investasi yang positif. Ini melibatkan perhitungan biaya dan manfaat, penilaian nilai kembali investasi (Return on Investment/ROI), dan analisis cost-benefit.

3. Kelayakan Operasional:

Menilai apakah organisasi memiliki kemampuan operasional yang cukup untuk menjalankan proyek. Ini mencakup aspek-aspek seperti kemampuan personel, proses bisnis, dan dukungan operasional yang diperlukan.

4. Kelayakan Hukum:

 Mengidentifikasi apakah proyek mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Ini melibatkan analisis aspek hukum yang relevan, termasuk perijinan dan regulasi yang mungkin memengaruhi implementasi proyek.

5. Kelayakan Jadwal:

Menilai apakah proyek dapat diselesaikan dalam batas waktu yang diberikan. Ini melibatkan perencanaan jadwal, alokasi sumber daya waktu, dan identifikasi potensi risiko yang dapat mempengaruhi jadwal.

c. Komponen-Komponen Studi Kelayaan

1. Analisis Biaya-Nilai (Cost-Benefit Analysis):

Menganalisis biaya keseluruhan proyek dan manfaat yang diharapkan untuk menentukan apakah investasi tersebut dapat dijustifikasi.

2. Analisis Risiko:

Menilai potensi risiko yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek dan menyusun strategi untuk mengelolanya. 

3. Analisis Kebutuhan Sumber Daya:

Menentukan sumber daya yang diperlukan, baik manusia maupun materiil, untuk melaksanakan proyek.

4. Analisis Dampak Lingkungan:

Menilai dampak proyek terhadap lingkungan fisik dan sosial.

D. Implementasi Hasil Studi Kelayaan

Hasil studi kelayaan digunakan sebagai dasar untuk membuat keputusan apakah proyek sistem akan dilanjutkan atau tidak. Jika hasil menunjukkan bahwa proyek layak, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana proyek yang rinci dan memulai implementasi. Jika hasilnya tidak mendukung, organisasi dapat memutuskan untuk meninjau kembali atau menghentikan proyek tersebut. Implementasi hasil studi kelayaan merupakan langkah kritis dalam memastikan bahwa proyek sistem berada pada jalur yang tepat sesuai dengan tujuan organisasi.