Konsep Dasar Sistem Dan Informasi

Pengertian Sistem

A. Pendekatan Pemahaman Sistem

    Sistem (system) dapat dijelaskan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang tepat didekati dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. 

B. Definisi Sistem

1. Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas interaksi subsistem yang berusaha mencapai tujuan (goal) yang sama (Moscove dan Simkin, 1984). 
2. Suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran (objectives) tertentu, suatu sistem menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi di antara komponen-komponen dalam sistem dan di antara lingkungannya (Wu, 1984).
3. Suatu sistem adalah suatu kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan yang kompleks dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum (Nash dan Roberts, 1984).
4. Suatu sistem adalah kumpulan interaksi dari komponen-komponen yang beroperasi dalam suatu batas sistem. Batas sistem akan menyaring tipe dan tingkat arus dari input serta output di antara sistem dengan lingkungannya (Hicks Jr. dan Leininger, 1986).
5. Suatu sistem adalah suatu kumpulan dari bagian-bagian yang ditata dan berinteraksi bersama-sama untuk melakukan suatu fungsi (Blissmer, 1985).

C. Karakteristik Sistem

    Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan  (input), keluaran (output), pengolah (process), sasaran (objectives), atau tujuan (goal).

1. Komponen Sistem

    Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem, tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.

    Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan memengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan suprasistem. Misalnya, suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar disebut dengan suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem,perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga apabila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem,sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, perusahaan adalah suprasistem dan industri adalah supra dari suprasistem. 

    2. Batas Sistem

    Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

    3. Lingkungan Luar Sistem

    Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang memengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan; kalau tidak, hal itu akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

    4. Penghubung Sistem

        Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, dimungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya untuk membentuk satu kesatuan.

    5. Masukan Sistem

    Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh, dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

    6. Keluaran Sistem

    Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem. Misalnya, untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna karena merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

    7. Pengolah Sistem

    Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

    8. Sasaran Sistem

    Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.

D. Klasifikasi Sistem 

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan sebagai berikut. 

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. 

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. 

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi di antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

    Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoretis, sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). 

    Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Oleh karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.

E. Pengendalian Sistem

    Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup dan supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya, sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feed back control system), pengendalian umpan maju (feed forward control system), dan pengendalian pencegahan (preventive control system).

    1. Sistem Pengendalian Umpan Balik (feedback control system)

        Bentuk dasar dari sistem yang sederhana terdiri atas masukan, pengolah, dan keluaran yang tidak menyediakan suatu sistem pengendalian.

    Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Ketika terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan, akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjutnya. Studi teoretis tentang sistem pengendalian umpan balik disebut cybernetics. 

    Sistem pengendalian umpan balik mempunyai empat komponen dasar berikut.

   a. Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya. 

   b. Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.

   c. Suatu unit pengendali (control unit) yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar       (standard).

  d. Suatu unit pengatur (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukan               selanjutnya. 

    2. Sistem Pengendalian Umpan Maju (feed forward control system)

        Sistem pengendalian umpan maju (feed forward control system) disebut juga dengan istilah positive feed back (umpan balik positif). Positive feed back mencoba mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hal balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. Dalam sistem pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian seperti ini dianggap mempunyai kelemahan apabila penyimpangan dari keluaran dengan standar sangat besar. Padahal, keluaran ini merupakan hasil yang sudah telanjur terjadi dan dapat mengakibatkan hal yang sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hal balik yang baik atau positif merupakan konsep dari sistem pengendalian umpan maju sehingga untuk halhal yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak boleh terjadi, dilakukan pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik yang positif, pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Selama proses terjadi dalam sistem, selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi apabila mulai terjadi penyimpangan sebelum telanjur fatal pada keluarannya.

Konsep Informasi

A. Definisi Informasi

         Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diproses dan diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan sesuatu yang bisa dipahami dan memberikan manfaat bagi penerimanya. Data dan fakta adalah “bahan baku” informasi, tetapi tidak semuanya bisa diolah menjadi informasi.

        Istilah “informasi” berasal dari  bahasa Perancis kuno, “informacion,” yang mengambil dari bahasa Latin, informare yang artinya “aktivitas dalam pengetahuan yang dikomunikasikan”.

Pengertian Informasi Menurut Para Ahli

• Menurut Raymond McLeod - informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk baru yang memiliki makna bagi penerimanya dan bermanfaat untuk mengambil keputusan saat ini atau di masa depan.
• Menurut Jogiyanto H.M. - informasi adalah hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih bermanfaat bagi si penerima dan menggambarkan peristiwa nyata yang dapat digunakan dalam mengambil keputusan.
• Menurut The Liang Gie -  informasi atau keterangan adalah rangkaian kata, kalimat, gambar, atau tanda tulis lainnya yang mengandung buah pikiran maupun pengetahuan yang dapat digunakan oleh pemimpin dalam membuat keputusan yang tepat berdasarkan fakta.
• Menurut Firmanzah - informasi adalah data dan angka yang sudah diberi nilai dan makna.
• Menurut Tata Sutabri - informasi adalah data yang sudah diklasifikasikan atau diolah dan diinterpretasikan untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan.

B. Fungsi Informasi

1. Sumber Berita
2. Sumber Pengetahuan Baru
3. Memberikan Kepastian
4. Hiburan
5. Alat Untuk Mensosialisasikan Kebijakan
6. Alat Untuk Memengaruhi Masyarakat
7. Dasar Dalam Menyampaikan Opini

C. Manfaat Informasi

• Meminimalkan risiko Anda mengambil keputusan yang salah.
• Memberikan gambaran yang tepat dan faktual sesuai dengan kondisi yang ada saat ini.
• Menyajikan tren atau kecenderungan tentang suatu hal di masa mendatang.
• Mengurangi potensi keresahan terhadap kondisi yang tidak pasti.
• Menjadi dasar dalam menentukan solusi dari sebuah permasalahan.
• Mengefektifkan alur kerja dalam sebuah organisasi.
• Mempertahankan citra positif perusahaan dan meningkatkan kepercayaan.
• Membantu menyusun materi promosi agar lebih jelas dan terarah.
• Menjadi dasar pertanggungjawaban atas sebuah keputusan atau tindakan yang sudah dilakukan.
• Memberikan bukti valid(bukan kesan, opini, atau isu) kepada pihak lain.

Konsep Dasar Informasi

    Konsep dasar informasi tidak dapat dilepaskan dari definisi atau pengertian informasi, yaitu hasil pengolahan data menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya. Jadi, sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan peristiwa yang terjadi pada saat tertentu.

    Informasi juga memiliki siklus. Bahan mentah berupa data diolah dengan metode tertentu untuk menghasilkan informasi. Informasi tersebut disampaikan, lalu digunakan oleh si penerima untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang akan menghasilkan data baru lagi.

    Karena dihasilkan dari proses pengolahan menggunakan metode tertentu, informasi juga bisa mengalami bias. Bias informasi tersebut bisa terjadi akibat hal-hal berikut ini.

• Menggunakan cara pengumpulan dan pengukuran yang salah.
• Kesalahan atau kegagalan dalam mengikuti prosedur pemrosesan.
• Ada data yang hilang atau tidak terproses.
• Terjadi kesalahan dalam proses penyimpanan atau koreksi data.
• Sistem tidak berfungsi.

    Informasi yang bias tentunya tidak dapat difungsikan sebagaimana semestinya dan jika digunakan akan memberikan hasil yang bias juga. Karena itu, penting untuk memastikan informasi yang digunakan berkualitas, yang ditandai dari tiga ciri berikut ini.

1.  Akurat - yaitu informasi yang harus berdasarkan fakta yang sebenarnya, bukan isu, dugaan, atau opini yang menyesatkan.
2. Tepat Waktu - artinya penerima tidak terlambat mendapatkan informasi karena informasi yang sudah usang tidak bernilai lagi, terutama jika informasi digunakan untuk mengambil keputusan.
3. Relevan - artinya informasi tersebut memiliki keterkaitan dan bermanfaat langsung bagi penerimanya. Sebuah informasi yang relevan bagi seseorang belum tentu relevan untuk lainnya.

    Selain akurat, sebuah informasi haruslah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih banyak daripada biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi dilakukan melalui analisis cost effectiveness atau cost-benefit analysis.

    Hal yang tak kalah penting dalam konsep informasi adalah umur informasi, yaitu seberapa lama informasi tersebut memiliki nilai, memberikan manfaat, atau berarti bagi penggunanya. Berkaitan dengan umur ini, informasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

• Conditional Information - Informasi yang mengacu pada titik waktu tertentu.
• Operating Information - Informasi yang menyatakan perubahan pada satu kurun waktu tertentu.